تواصل الهيئة الخيرية الإسلامية العالمية ترسيخ معايير الحوكمة الرشيدة والشفافية في إدارة أعمالها من خلال منظومة متكاملة من الإجراءات الرقابية والمؤشرات التي تكفل الاستخدام الأمثل للموارد وتعزز ثقة المانحين والجهات الرقابية بما يعكس التزامها العميق بمبادئ النزاهة والمساءلة ويجعلها نموذجا متميزا في القطاع الخيري والإنساني.
وفي هذا الإطار، كانت الهيئة الخيرية الإسلامية العالمية سباقة منذ سنوات في استيفاء مؤشرات قياس الحوكمة والالتزام التي أصدرتها وزارة الشؤون الاجتماعية مؤخرا وهي مؤشرات تشكل إطارا رقابيا وتنظيميا يعزز قيم الشفافية والمهنية والكفاءة المؤسسية في القطاع الخيري ويغطي هذا الالتزام مختلف جوانب العمل الإداري والمالي والرقابي إضافة إلى متابعة المشاريع المنفذة داخل الكويت وخارجها.

قياس مؤشرات الأداء المالي

وضعت الهيئة نظاما محاسبيا متطورا (Microsoft Dynamics) يتيح إعداد موازين مراجعة شهرية مرتبطة بأنظمتها الخيرية المختلفة بما يعزز سرعة ودقة التدفق المالي

كما تصدر الهيئة تقارير مالية دورية ومدققة من مراقب الحسابات الخارجي تخضع بدورها المراجعة لجنة التدقيق والمخاطر قبل اعتمادها من مجلس الإدارة إلى جانب تقارير شهرية وربع سنوية صادرة عن وحدة الرقابة المالية لقياس الأداء مقابل الموازنة التقديرية، ولضمان الاستدامة وتقليل الاعتماد على التبرعات المباشرة عملت الهيئة على تنويع مصادر التمويل من خلال الأصول الاستثمارية والوقفية التي تدر عوائد ثابتة تسهم في تمويل المشاريع الخبرية والإنسانية.

كما تلتزم  الهيئة بضبط نسبة المصروفات الإدارية بحيث لا تتجاوز 12.5% من إجمالي التبرعات مع انخفاضها أحيانا إلى 5%، بل وتصل إلى صفر في بعض المشاريع وهو ما يعكس كفاءة تشغيلية عالية وإدارة رشيدة للموارد.

أما على صعيد الإفصاح والشفافية تلتزم الهيئة بتقديم التقارير المالية المدققة إلى اللجنة الرقابية في وزارة الأوقاف إلى جانب نشر التقرير السنوي وتقرير الاستدامة وتقرير الوقفيات وتقرير الزكاة والصدقات

كما انشأت إدارة متخصصة لخدمة المتبرعين تعنى بتزويدهم بتقارير تفصيلية عن اثر مساهماتهم، إضافة إلى مركز اتصال لتلقي استفساراتهم وتلبيتها.

بهذه المنهجية رسخت الهيئة الخيرية ثقافة الشفافية والمساءلة، وحققت توازنا بين الإدارة المالية الرشيدة وتحقيق رسالتها الإنسانية النبيلة

قياس الأداء الإداري والرقابي

في هذا السياق تلتزم الهيئة الخيرية بتطبيق أعلى معايير الحوكمة الإدارية والرقابية لضمان الشفافية والنزاهة في جميع عملياتها، من خلال مجموعة مؤشرات وإجراءات دقيقة تغطي الهيكل التنظيمي والكوادر، والأنظمة الرقابية

1- الهيكل التنظيمي وتنوع الاختصاصات : اعتمدت الهيئة هيكلا تنظيميا محدد الاختصاصات يحقق الفصل بين الوظائف ويضمن تطبيق أنظمة الضبط الداخلي وتشمل الأدلة المعتمدة تحديد مهام جميع الوحدات الإدارية بالإضافة إلى الأوصاف الوظيفية لكل منصب وقد استعانت الهيئة ببيت استشاري متخصص (KPMG) عند وضع الهيكل التنظيمي وسلم الرواتب والدرجات الوظيفية

2- القيادة والإشراف الإداري : يقوم مجلس الإدارة بتعيين مدير عام للإشراف على الأنشطة المالية والإدارية متخصص في التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأعمال ويحظى بخيرة كبيرة في القطاع النفطي والمؤسسات الكبرى ما يضمن توجيها مهنيا رفيع المستوى الجميع عمليات الهيئة.

3- اللوائح والصلاحيات : اعتمدت الهيئة مصفوفات شاملة للصلاحيات المالية والإدارية وفق منهجية RACI العالمية تحدد بدقة المسؤوليات بين الإعداد والتوصية والموافقة والاعتماد مع الفصل الواضح بين المهام الضمان النزاهة والرقابة.

4-  السياسات والإجراءات الإدارية والمالية : تعمل جميع الوحدات الإدارية في ظل سياسات وإجراءات موثقة ومحدثة دوريا، تضمن شمولية أنظمة الرقابة الداخلية، كما يشرف مكتب التخطيط والجودة على إعداد وتحديث أدلة السياسات والإجراءات وفق معايير الجودة الشاملة.

5- الكوادر والتدريب : تخضع عملية التوظيف الإجراءات محكمة لاستقطاب أفضل الكوادر، فيما يتم تنفيذ برامج تدريبية دورية لصقل المهارات ضمن نظام الجدارات المعتمد مع الاستعانة ببيوت الخبرة لتحديد الاحتياجات التدريبية.

كما تتعاون الهيئة مع وزارة الشؤون عبر مبادرة تمكين لتطوير الكوادر في مجالات الحوكمة وإدارة المخاطر، ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب

6-  انظمة الرقابة الداخلية : تمتلك الهيئة نظاما رقابيا متكاملا يضمن الشفافية والنزاهة في جميع العمليات بدءًا من الجمعية العامة ومجلس الإدارة وصولا للعمليات التشغيلية

وتشمل هذه الأنظمة إنشاء وحدات رقابية مصفوفات الصلاحيات ومكتب الامتثال وإدارة المخاطر الذي يرفع تقاريره مباشرة إلى لجنة التدقيق والمخاطر

7- التدقيق الداخلي : انشات الهيئة مكتبا للتدقيق الداخلي لضمان الاستقلالية والموضوعية بالاستعانة بشركات متخصصة مثل PROTIVITI و BDO لتقديم الدعم الفني. كما تم تفعيل التدقيق المسبق عبر وحدة الرقابة المالية ومدقق متخصص المراجعة المعاملات قبل اعتمادها.

8- امتثال الحوكمة والمتابعة : يشرف مكتب الامتثال وإدارة المخاطر على التأكد من التزام جميع الوحدات بالقوانين والأنظمة ووضع أطر الحوكمة ومتابعتها، مع إدارة المكتب من قبل متخصصين يحملون شهادات مهنية في الالتزام المالي وإدارة المخاطر.

9- التواصل مع الجهات الرقابية : تضمن الهيئة سرعة الرد على استفسارات الجهات الرقابية عبر أجهزة داخلية مباشرة سواء الوزارة الشؤون الإسلامية أو وزارة الشؤون الاجتماعية أو وزارة الخارجية أو غيرها من الجهات المختصة.

10-  الاجتماعات الإدارية الفعالة : يعقد مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه اجتماعات دورية كل سنة أشهر، إلى جانب اجتماعات أسبوعية المدراء الإدارات المناقشة التحديات والعمليات التشغيلية مع توثيق جميع الاجتماعات في محاضر معتمدة.

بهذه الإجراءات تجسد الهيئة نموذجا عمليا للحوكمة الرشيدة وتحقق توازنا بين الكفاءة الإدارية الرقابة الداخلية وشفافية العمليات ما يعزز الثقة لدى المتبرعين والجهات الرقابية ويضمن الاستدامة المؤسسية المشاريعها الإنسانية والخيرية